188体育

Pwy sy鈥檔 gwneud penderfyniadau mewn elusennau

Ymddiriedolwyr yr elusen sy鈥檔 gyfrifol am sicrhau ei bod yn gwneud yr hyn y cafodd ei sefydlu i鈥檞 wneud. Mae hyn yn cynnwys gwneud penderfyniadau ynghylch sut y mae鈥檔 cael ei rhedeg.

Gall fod 鈥榓elodau 芒 phleidlais鈥� gan eich elusen hefyd. Efallai fod eich dogfen lywodraethol yn dweud bod rhaid i bob aelod o鈥檙 elusen bleidleisio ar rai penderfyniadau fel:

• newid y ddogfen lywodraethol
• ethol ymddiriedolwyr
• cau鈥檙 elusen

Sut mae ymddiriedolwyr yn gwneud penderfyniadau

Fel ymddiriedolwr, gallwch geisio cyngor proffesiynol i鈥檆h helpu i wneud penderfyniadau ar ran eich elusen. Ond rydych chi a鈥檆h cyd-ymddiriedolwyr yn gyfrifol ar y cyd am y penderfyniadau rydych chi鈥檔 eu gwneud. Dyma pam y bydd ymddiriedolwyr yn cwrdd fel arfer i benderfynu sut mae eu helusen yn cael ei redeg.

Pan fyddwch yn gwneud penderfyniad, mae鈥檔 rhaid i chi:

• gweithredu o fewn eich pwerau
• gweithredu mewn ewyllys da a dim ond er lles eich elusen
• sicrhau bod digon o wybodaeth gennych chi, gan geisio unrhyw gyngor sydd ei angen arnoch
• rhoi sylw i鈥檙 holl ffactorau perthnasol
• anwybyddu unrhyw ffactorau amherthnasol
• rheoli gwrthdaro buddiannau
• gwneud penderfyniadau sydd o fewn yr ystod o benderfyniadau y gallai corff ymddiriedolwyr rhesymol eu gwneud yn yr amgylchiadau

Dilynwch yr egwyddorion hyn i sicrhau eich bod chi鈥檔 gweithredu o fewn:

• eich pwerau (y pethau y mae鈥檆h dogfen lywodraethol yn caniat谩u i chi wneud)
• eich cyfrifoldebau cyfreithiol fel ymddiriedolwyr
• dibenion eich elusen (yr hyn y cafodd ei sefydlu i鈥檞 wneud)

Os yw penderfyniadau鈥檔 mynd o chwith

Nid yw rhai penderfyniadau鈥檔 cael y canlyniadau a ddymunir. Nid oes rhaid i ymddiriedolwyr weld i鈥檙 dyfodol, ond dylent ddilyn egwyddorion cadarn a gwneud penderfyniadau gwybodus.

Os yw rhywbeth yn mynd o鈥檌 le yn ddifrifol, gall y Comisiwn Elusennau neu鈥檙 llysoedd ystyried sut rydych chi wedi gwneud y penderfyniad. Nid yw鈥檙 comisiwn yn disgwyl i chi fod yn arbenigwyr cyfreithiol neu dechnegol, ond bydd yn ystyried a fyddai鈥檔 rhesymol i chi wybod neu beth allech chi fod wedi鈥檌 ganfod pan wnaethoch chi鈥檙 penderfyniad.

Rheolau ar gyfer cyfarfodydd elusennau

Dylai dogfen lywodraethol eich elusen ddweud sut a phryd y dylech chi drefnu cyfarfodydd a sut i bleidleisio ar benderfyniadau. Rhaid i chi wneud y pethau hyn yn union fel y nodir yn y ddogfen lywodraethol. Os nad ydych yn gwneud hynny, gallai unrhyw benderfyniad a wnewch yn ystod cyfarfod fod yn annilys:

Os nad yw鈥檆h dogfen lywodraethol yn glir ynghylch cyfarfodydd, dylech ystyried ychwanegu ato (neu gytuno ar reolau ychwanegol). Er enghraifft:

• pwy all fynychu鈥檙 cyfarfodydd (mae鈥檙 rhan fwyaf o gyfarfodydd i鈥檙 ymddiriedolwyr yn unig)
• pa mor aml a phryd y dylech chi gynnal cyfarfodydd
• y nifer lleiaf sy鈥檔 rhaid bod yn bresennol mewn cyfarfod er mwyn gallu gwneud penderfyniadau yn briodol (y cworwm)
• sut rydych chi鈥檔 delio ag ymddiriedolwyr elusen sydd 芒 gwrthdaro buddiannau
• p鈥檜n ai bod rhaid i gyfarfodydd fod wyneb yn wyneb neu gellir eu cynnal ar-lein neu dros y ff么n (gweler isod)

Bydd cael y rheolau iawn yn eu lle ar gyfer cyfarfodydd yn eich helpu i wneud penderfyniadau yn effeithiol, rheoli gwrthdaro buddiannau yn briodol a delio 芒 phroblemau.

Mathau o gyfarfodydd elusennau

Cyfarfodydd cyffredinol blynyddol (CCB)

Bydd nifer o elusennau yn cael cyfarfod cyffredinol blynyddol lle bydd yr aelodau yn cymeradwyo鈥檙 cyfrifol ac yn ethol yr ymddiriedolwyr.

Dylai dogfen lywodraethol eich elusen ddweud wrthych pryd yn ystod y flwyddyn i gynnal y CCB a faint o rybudd y mae鈥檔 rhaid i chi ei roi. Fel arfer y cyfnod rhybudd yw tair neu bedair wythnos.

Gall aelodau eich elusen fynychu鈥檙 CCB a chyfarfodydd cyffredinol eraill. Dylai鈥檙 ddogfen lywodraethol ddiffinio pwy yw鈥檙 aelodau. Weithiau bydd rhaid iddynt wneud cais i ymuno 芒鈥檙 elusen, neu gallant fod yn gymwys i gael aelodaeth yn awtomatig oherwydd eu bod nhw鈥檔 byw yn yr ardal leol.

Fel arfer, bydd y bobl sy鈥檔 mynychu cyfarfod cyffredinol yn llofnodi cofrestr wrth y drws i gofnodi pwy sy鈥檔 bresennol.

Cyfarfodydd ymddiriedolwyr

Bydd y rhan fwyaf o gyfarfodydd yn eich cynnwys chi a鈥檙 ymddiriedolwyr eraill, gan redeg busnes yr elusen o ddydd i ddydd.

Os ydych yn cyflogi staff, gallech eu gwahodd nhw i鈥檙 cyfarfodydd hyn i gynghori neu hysbysu ond ni fyddant yn gallu pleidleisio.

Os oes aelodau gan eich elusen, gallant bleidleisio ar rai agweddau ar redeg yr elusen, megis newid y ddogfen lywodraethol a dewis ymddiriedolwyr.

Cynnal cyfarfodydd ar-lein neu dros y ff么n

Meddyliwch yn ofalus am ba ddull o gyfarfod sy鈥檔 gwasanaethu diddordebau eich elusen orau.

Mae鈥檔 rhaid i鈥檆h elusen weithredu o fewn rheolau ei dogfen lywodraethu. Os byddwch yn dymuno cynnal cyfarfod o bell, neu ar sail hybrid (gyda rhai cyfranogwyr o bell a rhai wyneb yn wyneb) sicrhewch nad yw鈥檙 darpariaethau yn eich dogfen lywodraethu ynghylch cyfarfodydd yn gwahardd hyn. O ystyried newidiadau ynghylch sut mae pobl ac elusennau鈥檔 gweithio gan gynnwys y rhai hynny a ysgogwyd gan bandemig Covid, ystyriwch a oes angen diwygio unrhyw ddarpariaethau ar gyfer cyfarfodydd ar-lein, dros y ff么n neu hybrid. Gallwch ddod o hyd i wybodaeth fwy manwl ynghylch cynnwys darpariaethau penodol yn eich dogfen lywodraethu am gynnal cyfarfodydd ar-lein, ff么n neu hybrid yn ein canllawiau ynghylch elusennau a chyfarfodydd.

Mae鈥檔 bosibl y bydd angen i chi gynnal cyfarfod wyneb yn wyneb i wneud y newidiadau hyn.

Os bydd eich elusen yn gwmni elusennol, mae鈥檔 rhaid i chi hefyd sicrhau eich bod yn bodloni鈥檙 gofynion o dan Ddeddf Cwmn茂au 2006.

Gweler canllawiau pellach, mwy manwl ynghylch newidiadau i ddogfennau llywodraethu ar gyfer elusennau anghorfforedig a chwmn茂au elusennol a chanllawiau ar gyfer dogfen lywodraethu i Brif Swyddogion Gwybodaeth. Pan fyddwch yn gwneud newidiadau i鈥檆h dogfen lywodraethu gwiriwch y canllawiau hyn i weld pa ddogfennau y mae angen i chi eu hanfon i鈥檙 Comisiwn ac, ar gyfer cwmn茂au elusennol, i D欧鈥檙 Cwmn茂au

Mae鈥檔 bwysig y cynhelir cyfarfodydd o bell a hybrid yn effeithiol, gydag atebolrwydd a gonestrwydd. Mae鈥檙 Chartered Governance Institute wedi cynhyrchu canllawiau ar gyfer cwmn茂au ynghylch arfer da ar gyfer cyfarfodydd bwrdd a phwyllgor rhithiol. Gall elusennau nad ydynt yn gwmn茂au hefyd ddod o hyd i鈥檙 canllawiau defnyddiol hyn gan fod egwyddion tebyg yn gymwys. Mae鈥檙 comisiwn yn argymell eich bod yn cynnal o leiaf un cyfarfod wyneb yn wyneb o鈥檙 holl ymddiriedolwyr bob blwyddyn.

Sut i redeg cyfarfod elusen

Pan fyddwch wedi cael dyddiad, amser a lleoliad addas ar gyfer eich cyfarfod, bydd dilyn y canllawiau hyn yn eich helpu i鈥檞 gynnal yn effeithiol.

1. Cael agenda

Efallai y bydd eich dogfen lywodraethol yn dweud wrthych a ddylech roi rhybudd ymlaen llaw o鈥檙 eitemau i鈥檞 trafod. Yn gyffredinol, os yw pawb sy鈥檔 bresennol yn cytuno, gallant gyflwyno eitem busnes newydd ar ddiwrnod y cyfarfod.

2. Delio ag unrhyw wrthdaro buddiannau

Os oes posibilrwydd y bydd gallu ymddiriedolwr i wneud penderfyniad yn cael ei ddylanwadu gan ei amgylchiadau personol, neu ei r么l mewn sefydliad arall, mae gwrthdaro buddiannau ganddynt.

3. Cael 鈥榗worwm鈥� - digon o bobl i wneud penderfyniad

Cworwm yw鈥檙 nifer lleiaf sy鈥檔 rhaid bod yn bresennol mewn cyfarfod er mwyn gallu gwneud penderfyniadau yn briodol. Gall y bobl fod yn ymddiriedolwyr mewn cyfarfod pwyllgor, neu鈥檔 aelodau mewn cyfarfod cyffredinol. Dylai鈥檆h dogfen lywodraethol ddweud wrthych beth yw鈥檆h cworwm. Os nad yw鈥檔 dweud hynny, dylech ystyried ei diwygio.

Os ydych yn gosod y cworwm yn rhy uchel, gall unrhyw absenoldebau ei gwneud hi鈥檔 anodd i gael cyfarfod dilys. Os yw鈥檔 rhy isel, gallai lleiafrif bach o bobl gael dylanwad afresymol.

Mae鈥檙 comisiwn yn argymell mai鈥檙 cworwm ar gyfer cyfarfod ymddiriedolwyr yw lleiafswm o un rhan o dair o gyfanswm yr ymddiriedolwyr elusen ac un arall. Felly bydd elusen sydd 芒 deg ymddiriedolwr 芒 chworwm o bedwar.

Ar gyfer cyfarfodydd cyffredinol, dylech ystyried y cworwm yn ofalus - mae鈥檔 rhaid iddo fod yn briodol i faint eich elusen a nifer a lledaeniad daearyddol yr aelodau.

Mae鈥檔 rhaid i chi barhau i sicrhau bod gennych gworwm trwy gydol cyfarfod o bell neu hybrid.

4. Dilyn rheolau pleidleisio (os ydynt yn gymwys)

Mae trefniadau pleidleisio yn amrywio yn 么l yr elusen a鈥檙 math o gyfarfod rydych yn ei gynnal: Fel rheol gyffredinol, dylech ddilyn y cyfarwyddiadau yn nogfen lywodraethol eich elusen.

Yng nghyfarfodydd ymddiriedolwyr, dim ond yr ymddiriedolwyr sy鈥檔 pleidleisio ar benderfyniadau fel rheol. Os oes nifer cyfartal o bleidleisiau, bydd ail bleidlais fwrw gan y cadeirydd weithiau i benderfynu鈥檙 mater, ond dim ond os yw鈥檙 ddogfen lywodraethol yn dweud hynny. Mewn cyfarfodydd cyffredinol, mae鈥檙 aelodau yn pleidleisio ar benderfyniadau.

Fel arfer bydd pleidlais drwy ddangos dwylo yn ddigon i gael canlyniad, ond gellir cynnal pleidlais fel arall. Bydd angen i chi sicrhau ei bod yn glir sut y gall y rhai hynny sy鈥檔 mynychu cyfarfod rhithiol neu hybrid bleidleisio.

5. Cadw cofnodion o bob cyfarfod

Mae鈥檙 comisiwn yn argymell eich bod yn cadw cofnodion cywir o bob cyfarfod. Nid oes rhaid iddynt fod yn air am air, ond dylent nodi:

• enw鈥檙 elusen
• y math o gyfarfod
• dyddiad ac amser y cyfarfod
• enwau鈥檙 rheiny sy鈥檔 bresennol
• pwy gadeiriodd y cyfarfod
• ym mha rinwedd yr oedd pobl wedi mynychu, megis ymddiriedolwr neu aelod staff
• unrhyw absenoldeb ar gyfer eitemau agenda oherwydd gwrthdaro buddiannau
• ymddiheuriadau am fod yn absennol

Dylai鈥檙 cofnodion gofnodi鈥檔 union beth gafodd ei gytuno, yn arbennig ar gyfer penderfyniadau pwysig neu ddadleuol. Er enghraifft:

• union eiriad unrhyw benderfyniad a phwy wnaeth ei gynnig
• crynodeb o鈥檙 drafodaeth ar bob eitem o fusnes
• gwybodaeth a ddefnyddiwyd i wneud penderfyniadau
• faint o bleidleisiau oedd o blaid ac yn erbyn, a faint oedd heb bleidleisio
• pa gamau y mae angen eu cymryd a phwy sy鈥檔 gyfrifol am eu cymryd
• dyddiad, amser a lleoliad y cyfarfod nesaf

Yn ddelfrydau, dylai rhywun nad yw鈥檔 cymryd rhan uniongyrchol yn y cyfarfod gymryd y cofnodion. Os yw ymddiriedolwr yn cymryd y cofnodion, dylai sicrhau ei fod yn gallu cyfrannu at y drafodaeth hefyd.

Rhaid i gofnodion cyfarfodydd ymddiriedolwyr fod ar gael i bob un o鈥檙 ymddiriedolwyr elusen. Gall cynghorwyr proffesiynol megis archwilwyr ariannol ofyn i鈥檞 gweld nhw hefyd.

Fel arfer mae cofnodion cyfarfod cyffredinol ar gael i aelodau (yn achos cwmni elusennol mae鈥檔 rhaid iddynt fod ar gael) ond nid oes rhaid iddynt fod ar gael i鈥檙 cyhoedd eu gweld oni bai bod dogfen lywodraethol yr elusen yn dweud hynny.

Trafferthion mewn cyfarfodydd

Gall pobl deimlo鈥檔 angerddol iawn am waith yr elusen, a gall hyn arwain at ddadleuon ac anghytuno.

Rydych chi a鈥檙 ymddiriedolwyr eraill yn gyfrifol am reoli cyfarfodydd yr elusen. Gosodwch safonau ymddygiad i sicrhau bod pawb sy鈥檔 bresennol yn cytuno i ymddwyn yn broffesiynol ac er lles yr elusen. Er enghraifft, .

Ni allwch atal pobl rhag dod i gyfarfod os oes hawl ganddynt fod yno. Dywedwch wrth yr heddlu os ydych chi鈥檔 meddwl bod pobl yn bwriadu fod yn dreisgar mewn cyfarfod.