188体育

Mae Asiantaeth y Swyddfa Brisio (VOA) yn rhoi gwasanaeth teg, proffesiynol ac o ansawdd uchel i鈥檔 cwsmeriaid. Rydym yn gwerthfawrogi ac yn croesawu adborth, a hoffwn i chi roi gwybod i ni os nad ydych yn hapus 芒鈥檙 gwasanaeth a roddwyd gennym.

Byddwn yn gwrando ar eich cwyn, yn ei thrin o ddifrif, ac yn gwneud popeth o fewn ein gallu i ddatrys y mater a鈥檌 unioni. Byddwn hefyd yn dysgu o鈥檙 adborth fel y gallwn barhau i wella ein gwasanaethau.

Mae鈥檙 arweiniad hwn yn amlinellu ein gweithdrefn gwyno a sut y byddwn yn trin eich cwyn.

Hygyrchedd

Os ydych angen unrhyw ran o鈥檙 wybodaeth hon ar fformat gwahanol, anfonwch e-bost at [email protected] gan nodi eich anghenion

Pwy a gwmpesir gan y weithdrefn hon

Mae鈥檙 weithdrefn hon yn cwmpasu cwsmeriaid unigol sy鈥檔 dymuno cyflwyno cwyn, yn ogystal ag asiantau neu gynrychiolwyr trydydd parti sydd wedi鈥檜 hawdurdodi i gyflwyno cwyn ar ran person arall.

Nid yw鈥檙 weithdrefn hon yn gymwys i鈥檙 canlynol:

• cyrff cyhoeddus, gan gynnwys awdurdodau lleol
• sefydliadau lle mae cytundeb partneriaeth gwasanaeth neu gontract ar wah芒n ar waith
• pan ddarparwyd prisiad neu gyngor prisio gennym o dan gontract i sefydliad neu gorff cyhoeddus arall. O dan yr amgylchiadau hyn, mae鈥檔 bosibl y bydd angen i鈥檙 cwsmer trydydd parti gysylltu 芒鈥檙 sefydliad cleient neu鈥檙 corff yn uniongyrchol yn y lle cyntaf

Pa fathau o gwynion y gallwn ddelio 芒 nhw

Gallwn ystyried eich cwyn os:

• ydym wedi rhoi gwasanaeth gwael
• oes oedi afresymol wedi bod
• nad ydym wedi gweithredu鈥檔 unol 芒鈥檔聽Siarter
• na wnaethom roi polisi ac arweiniad ar waith mewn ffordd deg a chyson
• gwnaethom gamgymeriadau neu roi cyngor camarweiniol neu is-safonol

Pa fathau o gwynion na allwn ddelio 芒 nhw

Ni allwch herio penderfyniad prisio drwy ein gweithdrefn gwyno. Mae prosesau statudol ar gyfer mynd i鈥檙 afael ag anghydfodau ynghylch penderfyniadau prisio:

• os ydych wedi herio鈥檆h band treth gyngor, a鈥檆h bod yn anghytuno 芒鈥檙 canlyniad,聽efallai y gallwch apelio yn erbyn y penderfyniad
• os ydych wedi herio prisiad eich eiddo at ddibenion ardrethi busnes, a鈥檆h bod yn anghytuno 芒鈥檙 canlyniad,聽efallai y gallwch apelio yn erbyn y penderfyniad

Ni allwn ymdrin 芒 chwynion am achosion cyfreithiol sydd ar y gweill neu sydd i ddod, megis tribiwnlysoedd prisio. Os ydych yn anfodlon gyda chanlyniad yr achosion hyn, ni allwn ddelio 芒 chwynion yn ymwneud 芒 hyn chwaith.

Ein safonau ar gyfer ymdrin 芒 chwynion

Byddwn yn:

• trin eich cwyn o ddifrif
• delio 芒鈥檆h cwyn mewn ffordd deg, broffesiynol a chwrtais
• gweithio鈥檔 galed i ddatrys y sefyllfa ac esbonio ein penderfyniadau鈥檔 glir
• sicrhau ein bod yn deall yn llwyr beth yw鈥檆h pryderon am y gwasanaeth a gawsoch
• eich parchu chi fel unigolyn, ac ni fyddwn yn gwahaniaethu yn eich erbyn ar unrhyw sail
• gofalu am eich gwybodaeth
• defnyddio geiriau ac esboniadau sy鈥檔 hawdd i鈥檞 deall, ac yn osgoi jargon yn ein hymatebion
• 诲颈濒测苍听Siarter yr Asiantaeth聽wrth ddelio 芒鈥檆h cwyn
• sicrhau na fydd y gwasanaeth rydych yn ei dderbyn yn cael ei danseilio oherwydd eich bod wedi gwneud cwyn

Sut i wneud cwyn a pha wybodaeth i鈥檞 chynnwys聽

Y ffordd hawsaf i chi wneud cwyn yw drwy e-bostio鈥檙 T卯m Cwynion yn uniongyrchol yn聽[email protected].

Gallwch hefyd gwyno drwy鈥檙 post neu dros y ff么n:

Cyfeiriad:

贵蹿么苍: 03000 505505 (Cymru) neu 03000 501501 (Lloegr)

Rhowch yr wybodaeth ganlynol pan fyddwch yn cysylltu 芒 ni:

• eich enw, cyfeiriad cartref a鈥檙 rhif ff么n, a chyfeiriad yr eiddo dan sylw (os yw鈥檔 wahanol i gyfeiriad eich cartref)
• manylion am eich cwyn - rhowch wybod i ni beth ddigwyddodd a sut yr effeithiodd hyn arnoch
• unrhyw gyfeirnodau achos, manylion pwy y gwnaethoch ddelio ag ef, a chop茂au o unrhyw ohebiaeth sy鈥檔 berthnasol i鈥檙 gwyn
• beth hoffech ei weld yn digwydd o ganlyniad i鈥檙 gwyn
• rhowch wybod i ni os bydd angen gwneud unrhyw addasiadau i鈥檆h helpu i ddefnyddio ein gweithdrefn gwyno

Mae鈥檙 wybodaeth hon hefyd ar gael ar ein聽 (MS Word Document, 35.4 KB), a gellir ei llenwi a鈥檌 hanfon atom.

Beth i鈥檞 wneud os yw asiant neu gynrychiolydd yn cyflwyno cwyn ar eich rhan

Gall asiant neu gynrychiolydd gyflwyno cwyn ar eich rhan. Er y gall asiant godi ffioedd arnoch am wneud cwyn, cofiwch fod modd cyflwyno cwyn yn uniongyrchol i ni yn rhad ac am ddim.

Os ydych yn defnyddio asiant neu gynrychiolydd i wneud eich cwyn, bydd angen i chi lenwi聽 (MS Word Document, 60.7 KB). Er ei fod yn bosibl i鈥檆h asiant neu gynrychiolydd gael awdurdod i weithredu ar eich rhan drwy鈥檙 system聽Gwirio, Herio ac Apelio, nid yw鈥檙 awdurdod hwn yn cwmpasu cwynion. Bydd angen ffurflen Awdurdod i Weithredu ar wah芒n o hyd.

Bydd angen i chi anfon y ffurflen wedi鈥檌 llenwi atom yn uniongyrchol, i gadarnhau bod eich asiant neu gynrychiolydd yn cael cyflwyno cwyn ar eich rhan. Bydd hyn hefyd yn cadarnhau eich bod yn fodlon i ni rannu gwybodaeth amdanoch gyda鈥檆h asiant neu gynrychiolydd, er mwyn delio 芒鈥檙 gwyn.

Byddwn yn rhannu unrhyw ohebiaeth, a anfonwn at eich asiant neu gynrychiolydd am eich cwyn, gyda chi.

Os hoffech gael cymorth asiant neu gynorthwyydd dibynadwy, efallai y bydd y ddolen ganlynol o ddefnydd i chi:聽

Ein gweithdrefn gwyno

Mae dwy haen i鈥檔 gweithdrefn gwyno:

Haen 1:

Bydd Rheolwr Cwynion yn edrych ar eich cwyn ac yn anfon ymateb atoch.

Haen 2:

Os ydych dal yn anfodlon ar 么l cael eich ymateb Haen 1, rhowch wybod i ni. Yna, byddwn yn adolygu鈥檆h cwyn yn Haen 2 y weithdrefn.

Bydd Rheolwr Cwynion gwahanol yn adolygu鈥檆h cwyn, a bydd yn anfon ymateb atoch.

Ein nod yw datrys pob cwyn ar Haen 1 a Haen 2 cyn pen 20 diwrnod gwaith ar 么l iddi ddod i law. Fodd bynnag, ar adegau prin, gall cymhlethdod y gwyn olygu bod angen i ni ymestyn yr amserlen hon i鈥檔 galluogi i fynd i鈥檙 afael yn llwyr 芒鈥檙 mater. Os yw hyn yn wir, byddwn yn cysylltu 芒 chi i egluro pam fod oedi a phryd y gallwch ddisgwyl cael ateb llawn.聽

Unioni pethau

Pan fyddwn wedi gwneud camgymeriad neu wedi rhoi gwasanaeth gwael i chi, byddwn yn unioni pethau drwy:

• anfon ymddiheuriad diffuant atoch
• esbonio beth aeth o鈥檌 le a鈥檙 rheswm pam
• cywiro鈥檙 camgymeriad (cyn belled ag y mae鈥檙 gyfraith yn caniat谩u)
• rhoi gwybod i chi pa gamau fydd yn cael eu cymryd i鈥檞 atal rhag digwydd eto
• dysgu o鈥檆h cwyn a nodi鈥檙 meysydd lle y gallwn wella ein gwasanaeth

Er ein bod yn gwerthfawrogi bod amser ein cwsmeriaid yn werthfawr, nid yw鈥檔 bolisi gennym i ddigolledu am gostau arferol delio 芒 ni, a allai gynnwys costau post neu ddeunydd ysgrifennu, costau teithio, a/neu ffioedd unrhyw gynrychiolydd. Ni allwn ychwaith digolledu am yr amser y mae cwsmeriaid yn treulio yn mynd ar drywydd materion gyda ni.

Byddwn yn ystyried unrhyw hawliadau am gostau, colledion neu dreuliau rhesymol a gafwyd o ganlyniad uniongyrchol i wallau yn y gwasanaeth, megis camgymeriad neu oedi afresymol. Cyn i ni ystyried unrhyw hawliadau am gostau, rydym yn disgwyl i chi fod wedi cymryd camau rhesymol i leihau unrhyw gostau neu golledion. Mae hyn yn cynnwys herio penderfyniad prisio yn ffurfiol cyn pen y terfynau amser cyfreithiol perthnasol. Os na wnewch hynny, ac os byddwch yn mynd i gostau gormodol neu gostau heb eisiau, byddwn ond yn ystyried yr hyn sy鈥檔 rhesymol.

Os ydych yn hawlio am golledion fel rhan o鈥檆h cwyn, rhaid i chi gynnwys tystiolaeth o鈥檙 rhain gyda chop茂au o dderbynebau a/neu anfonebau, sy鈥檔 dangos dadansoddiad llawn ac union o鈥檙 costau perthnasol.

Mewn rhai amgylchiadau eithriadol, efallai y byddwn yn gwneud taliadau ad-daliadol eraill yn 么l ein disgresiwn.

Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon 芒鈥檔 hymateb

Os nad ydych yn fodlon 芒鈥檔 hymateb yn Haen 2, gallwch ofyn i Swyddfa鈥檙 Dyfarnwr ystyried eich pryderon. Mae Swyddfa鈥檙 Dyfarnwr yn sefydliad annibynnol sy鈥檔 ymchwilio i gwynion am y VOA ac sy鈥檔 gwneud argymhellion teg a diduedd. Fel arfer, gallant dderbyn eich cwyn hyd at chwe mis ar 么l i chi gael ymateb Haen 2 gennym.

Nid yw anghydfodau ynghylch penderfyniadau prisio yn rhan o鈥檜 dyletswyddau. Mae rhagor o wybodaeth ar gael am r么l Swyddfa鈥檙 Dyfarnwr a聽sut i wneud cwyn.

Os ydych yn anfodlon ar benderfyniad Swyddfa鈥檙 Dyfarnwr, gallwch gysylltu 芒鈥檆h AS a gofyn iddo gyfeirio鈥檆h cwyn at yr聽. Os ydych yn byw y tu allan i鈥檙 DU, ac felly nid oes gennych AS, gallwch ofyn i Gadeirydd y Pwyllgor Gweinyddiaeth Gyhoeddus a Materion Cyfansoddiadol (PACAC) gyfeirio鈥檆h cwyn atynt. Mae鈥檙 Ombwdsmon yn disgwyl i gwyn gael ei hystyried gan Asiantaeth y Swyddfa Brisio a Swyddfa鈥檙 Dyfarnwr cyn y bydd yn ystyried eich achos.

Cwynion cyson ac ymddygiad annerbyniol聽

Ein nod yw rhoi gwasanaeth o ansawdd uchel, a byddwn yn trin cwsmeriaid yn deg a chyda pharch. Rydym hefyd yn disgwyl i gwsmeriaid drin ein staff 芒 pharch, ac nid ydym yn goddef ymddygiad annerbyniol pan fod unigolion yn cam-drin ein staff neu ein prosesau.

Er bod cwynion cyson neu afresymol yn brin, gallant roi straen ar amser ac adnoddau. Gallant effeithio ar ein gallu i roi gwasanaeth i gwsmeriaid eraill, a gallant roi straen ar staff sy鈥檔 delio 芒 nhw. Yn yr achosion hyn, efallai y byddwn yn cymryd camau i gyfyngu ar y gallu i gysylltu 芒 ni neu, yn yr achosion mwyaf eithafol, i roi terfyn ar hynny.