188体育

Cyflwyniad

Mae DVLA yn un o asiantaethau gweithredol yr Adran Drafnidiaeth (DfT). Ein nod yw cael y gyrwyr a鈥檙 cerbydau cywir wedi鈥檜 trethu ac ar y ffyrdd, mor syml, diogel ac effeithlon 芒 phosibl.

Er mwyn bodloni ein cyfrifoldebau craidd, rydym yn cadw dros 52 miliwn o gofnodion gyrwyr a mwy na 46 miliwn o gofnodion cerbydau, ac rydym yn casglu tua 拢7 biliwn y flwyddyn drwy dreth cerbyd (VED).

惭补别鈥檙 siarter gwybodaeth hwn yn esbonio鈥檙 safonau y gallwch eu disgwyl gennym ni pan fyddwn yn casglu, yn cadw neu fel arall yn prosesu gwybodaeth amdanoch chi, a sut rydym yn cydymffurfio 芒 chyfraith diogelu data. Mae鈥檔 dweud wrthych sut y gallwch gael mynediad at eich gwybodaeth, a beth y gallwch chi ei wneud os ydych yn credu nad ydym ni neu drydydd part茂on sy鈥檔 prosesu data ar ein rhan yn bodloni鈥檙 safonau hyn. Mae hefyd yn esbonio sut rydym ni鈥檔 diogelu eich gwybodaeth ac o dan ba amgylchiadau y gallwn ei rhyddhau. 惭补别鈥檙 siarter wybodaeth yn gysylltiedig 芒鈥檔 polisi preifatrwydd.

Byddwn yn adolygu鈥檙 siarter hwn yn flynyddol ac yn ei ddiweddaru i ystyried unrhyw newidiadau yn y gyfraith neu mewn polisi.

Cyfrifoldebau dros wybodaeth

• Y Prif Swyddog Gwirfoddol, fel Swyddog Cyfrifyddu鈥檙 DVLA, sydd berchen ar y siarter hwn ar ran y T卯m Gweithredol ac ef sy鈥檔 gyfrifol am ei weithredu.
• Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth y DVLA sy鈥檔 gyfrifol am hyrwyddo diwylliant o reoli gwybodaeth yn dda, pennu ein cyfeiriad risg gwybodaeth a chynghori鈥檙 Swyddog Cyfrifyddu ar risgiau gwybodaeth.
• 惭补别鈥檙 Prif Swyddog Diogelwch Gwybodaeth (PSDG) yn gwneud yn si诺r bod polis茂au a gweithdrefnau diogelwch gwybodaeth yn cael eu hadolygu a鈥檜 gweithredu ar draws y DVLA, gan sicrhau gwelliant parhaus. Nod y polis茂au hyn yw gwneud yn si诺r ein bod ni鈥檔 bodloni gofynion uniondeb, argaeledd, gwydnwch a chyfrinachedd data, o鈥檙 adeg pan gasglwn y data hyd at ei ddileu鈥檔 ddiogel. 惭补别鈥檙 PSDG hefyd yn gyfrifol am ddatblygu a darparu hyfforddiant diogelwch gwybodaeth ar draws y DVLA.
• Mae Swyddog Diogelu Data (SDD) yr AD yn cynghori ar ofynion cyfraith diogelu data, yn monitro cydymffurfiaeth 芒鈥檙 gofynion hyn, yn helpu i ddatblygu asesiadau o鈥檙 effaith ar ddiogelu data ac ef yw鈥檙 pwynt cyswllt ar gyfer Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth. Caiff y SDD ei gefnogi gan Reolwr Diogelu Data o fewn y DVLA.
• Pennaeth y Polisi Diogelu Data, Rhyddid Gwybodaeth a Chefnogaeth yr Heddlu sy鈥檔 gyfrifol am sicrhau bod y DVLA yn rhyddhau gwybodaeth mewn modd teg, cyfreithiol a phriodol.
• Pennaeth y Strategaeth Rhannu Data a Chydymffurfiaeth sy鈥檔 gyfrifol am waith y DVLA yn ymdrin 芒 cheisiadau rhannu data gan sefydliadau trydydd parti.
• Mae rhwydwaith o berchnogion asedau gwybodaeth yn gyfrifol am wneud yn si诺r bod eu hasedau gwybodaeth yn cael eu rheoli a鈥檜 diogelu鈥檔 briodol, a bod yr wybodaeth a geir ynddynt yn cael ei phrosesu鈥檔 gyfreithiol. Maent yn adrodd i鈥檙 Uwch-berchennog Risg Gwybodaeth yn flynyddol ar ddiogelwch a鈥檙 defnydd o鈥檜 hasedau.
• Mae penaethiaid gr诺p yn gyfrifol am wneud yn si诺r bod eu staff yn cydymffurfio 芒鈥檙 holl bolis茂au a gweithdrefnau yn ymwneud 芒 diogelu data personol.
• Mae perchnogion contract yn gyfrifol am wneud yn si诺r bod contractwyr yn bodloni eu rhwymedigaethau i ddiogelu unrhyw ddata personol a brosesir ganddyn nhw, ar ein rhan.

Data personol

Mae cyfraith diogelu data yn diffinio data personol fel unrhyw wybodaeth am berson 鈥榥aturiol鈥� (h.y. byw) y gellir ei hadnabod, yn uniongyrchol neu鈥檔 anuniongyrchol, drwy gyfeirio at wybodaeth megis:

• enw
• rhif adnabod
• lleoliad
• dynodwr ar-lein
• ffactorau yn ymwneud 芒 hunaniaeth gorfforol, ffisiolegol, genetig, meddyliol, economaidd, diwylliannol neu gymdeithasol y person hwnnw

Mathau o wybodaeth bersonol

Rydym yn cadw data personol a data nad yw鈥檔 bersonol mewn amrywiaeth o gronfeydd data a storfeydd gwybodaeth. Mae llawer o鈥檙 rhain yn hanfodol i weithrediadau鈥檙 DVLA a鈥檌 mesurau gorfodi鈥檙 gyfraith. Hefyd mae gennym systemau sy鈥檔 cefnogi swyddogaethau corfforaethol megis adnoddau dynol, rheoli cyfleusterau a chyllid.

Mae categor茂au o ddata personol yr ydym yn eu prosesu yn cynnwys:

• manylion personol
• manylion ariannol
• nwyddau neu wasanaethau a ddarperir
• manylion cyswllt
• proffiliau cyfryngau cymdeithasol
• ymchwil i鈥檙 farchnad ac ymatebion i arolygon (gan gynnwys barn a sylwadau) delweddau gweledol
• manylion am gwynion a digwyddiadau

Dan amgylchiadau penodol, rydym hefyd yn prosesu gwybodaeth fwy sensitif, megis:

• data iechyd
• collfarnau troseddol a throseddau
• tarddiad ethnig neu hil
• credoau crefyddol neu eraill o natur debyg
• aelodaeth o undeb llafur
• data biometrig

Cywirdeb

Pan fyddwn yn casglu data personol gan unigolion, byddwn ond yn casglu鈥檙 wybodaeth sydd ei hangen 鈥� ni fyddwn yn casglu gormod o wybodaeth na gwybodaeth amherthnasol. I鈥檔 helpu ni i sicrhau bod eich gwybodaeth yn gywir a chyfredol, mae鈥檔 rhaid ichi yn 么l y gyfraith:

• roi gwybodaeth gywir inni
• rhoi gwybod inni yn brydlon am unrhyw newidiadau megis newid enw neu gyfeiriad
• rhoi gwybod inni os byddwch yn datblygu cyflwr meddygol neu anabledd a allai effeithio ar eich ffitrwydd i yrru, neu os yw eich cyflwr neu anabledd wedi gwaethygu ers ichi gael eich trwydded

Gallwch wneud cais i ddiweddaru eich trwydded yrru ar-lein. Neu, gallwch ddychwelyd eich trwydded yrru i DVLA, Abertawe, SA99 1BN gyda llythyr yn esbonio pam mae angen ei diweddaru.

I ddiweddaru eich llyfr log cerbyd (V5CW), mae鈥檔 rhaid ichi wneud y newidiadau ar y V5CW. Dylech:

• ddarllen y datganiad coch, os oes gennych lyfr log steil newydd gyda blychau aml-lyw wedi鈥檜 rhifo ar y clawr blaen
• lofnodi a nodi鈥檙 dyddiad ar y datganiad yn adran 8, os oes gennych y llyfr log steil h欧n

Dychwelwch y ddogfen i DVLA, Abertawe, SA99 1BA. Byddwn yn anfon V5CW newydd ichi yn rhad ac am ddim, fel arfer o fewn 4 wythnos.

Sut rydym yn diogelu eich data

Rydym yn gwybod pa mor bwysig ydyw i ddiogelu eich preifatrwydd a chydymffurfio 芒 chyfraith diogelu data. Byddwn yn defnyddio mesurau priodol i ddiogelu鈥檙 data personol a broseswn yn erbyn prosesu anawdurdodedig neu anghyfreithlon ac yn erbyn colled, dinistrio neu ddifrod.

Byddwn yn cynnal adolygiadau ac archwiliadau rheolaidd i sicrhau bod ein gweithgareddau prosesu yn bodloni safonau diogelwch y llywodraeth ac arfer da y diwydiant.

Caiff ein staff i gyd eu hyfforddi鈥檔 flynyddol ar bwysigrwydd diogelu data personol. Mae rhai aelodau staff yn derbyn hyfforddiant ychwanegol yn dibynnu ar natur eu r么l.

Pan fyddwn yn cyflwyno technolegau, polis茂au neu brosesau newydd, byddwn yn gwneud yn si诺r ein bod yn ystyried eich preifatrwydd o鈥檙 cychwyn cyntaf. Byddwn yn cynnal asesiadau o鈥檙 effaith ar ddiogelu data lle y bo鈥檔 briodol. Bydd hyn yn ein galluogi ni i nodi unrhyw risgiau yn gynnar, a dod o hyd i atebion i leihau neu i osgoi鈥檙 risgiau hyn.

Byddwn bob amser yn cynnal asesiad o鈥檙 effaith ar ddiogelu data pan fo鈥檙 prosesu鈥檔 debygol o arwain at risg uchel i hawliau a rhyddid unigolion.

Eich hawliau

惭补别鈥檙 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (RhDDC) yn nodi nifer o hawliau sydd gan unigolion o ran eu data personol. Caiff yr hawliau hyn eu hesbonio鈥檔 llawn ar wefan .

Dyma鈥檙 hawliau sydd fwyaf tebygol o fod yn berthnasol i sut y mae鈥檙 DVLA, fel awdurdod cyhoeddus, yn prosesu eich data personol.

Eich hawl i gael gwybod

惭补别鈥檙 hawl i gael gwybod yn rhan allweddol o ofynion tryloywder cyfraith diogelu data.

Pan fyddwn yn casglu eich gwybodaeth bersonol, byddwn yn darparu hysbysiad preifatrwydd yn cynnwys:

• ein manylion cyswllt a manylion cyswllt ein SDDion
• y rhesymau pam ein bod ni angen eich gwybodaeth a鈥檙 sail gyfreithiol sy鈥檔 cefnogi鈥檙 camau prosesu hynny (gan gynnwys gwybodaeth ychwanegol am fuddiannau dilys lle y bo鈥檔 berthnasol)
• rhestr o鈥檙 mathau o dderbynwyr y gall eich data gael ei rannu gyda nhw
• gwybodaeth am b鈥檜n ai a ydym yn bwriadu trosglwyddo鈥檙 data i wlad neu sefydliad rhyngwladol y tu allan i鈥檙 UE a pha fesurau diogelu fydd yn eu lle i ddiogelu鈥檙 data
• esboniad o ba mor hir y byddwn yn storio eich data neu鈥檙 meini prawf y byddwn yn eu defnyddio i benderfynu pa mor hir i鈥檞 storio
• gwybodaeth am eich hawliau
• gwybodaeth am ba un yw鈥檔 ofyniad statudol neu gytundebol i roi鈥檙 wybodaeth inni, a beth fydd canlyniadau peidio 芒鈥檌 darparu
• gwybodaeth ynghylch a fyddwn yn defnyddio unrhyw systemau gwneud penderfyniadau awtomataidd (gan gynnwys proffilio), y rhesymeg a ddefnyddir ar gyfer ei brosesu a pha effaith y gallai gael ar unigolion

Os bydd eich data personol yn cael ei anfon atom ni gan drydydd parti, byddwn yn ceisio rhoi鈥檙 wybodaeth uchod ichi, gan gynnwys y ffynhonnell, o fewn mis.

Eich hawl i gael mynediad

Gallwch gael gwybod a oes gennym unrhyw wybodaeth bersonol amdanoch chi, a gofyn i gael mynediad ati drwy wneud 鈥榗ais am fynediad at ddata gan y testun鈥�. Os oes gennym wybodaeth amdanoch chi, gallwn roi copi ichi.

Os hoffech wneud cais am fynediad at ddata gan y testun, gallwch naill ai lawrlwytho ffurflen i鈥檞 hatodi i e-bost a鈥檌 hanfon i [email protected] neu ei hargraffu a鈥檌 hanfon i:

Bydd angen ichi roi gwybodaeth inni er mwyn ein helpu ni i brofi pwy ydych chi a dod o hyd i鈥檙 wybodaeth rydych yn gofyn amdani, fel y gallwn brosesu eich cais.

Os hoffech gael gwybodaeth am eich cerbyd presennol neu gerbyd a arferai gael ei gofrestru yn eich enw chi, bydd angen ichi roi:

• eich enw llawn
• eich cyfeiriad presennol a鈥檙 cyfeiriad ar eich llyfr log (V5CW)
• rhifau cofrestru鈥檙 cerbydau dan sylw

Os hoffech wybodaeth o鈥檆h cofnod gyrrwr, mae modd ichi gael gafael ar hyn drwy ddefnyddio ein gwasanaeth ar-lein.

Neu gallwch ysgrifennu atom ni gan nodi eich enw llawn, cyfeiriad post presennol, a鈥檆h rhif trwydded yrru (neu eich dyddiad geni os nad ydych yn gwybod beth yw鈥檆h rhif gyrrwr).

Byddwn yn ymateb i gais o fewn mis o鈥檌 dderbyn, oni bai ei fod yn gais cymhleth. Yn yr achosion hyn, byddwn yn ysgrifennu i esbonio pam mae oedi a phryd y gallwch chi ddisgwyl cael ymateb.

Os yw鈥檙 wybodaeth sydd gennym amdanoch chi yn anghywir, rhowch wybod inni fel y gallwn ei chywiro.

Hawliau eraill

Dyma hawliau eraill y gallai fod gennych:

• hawl i wrthwynebu inni brosesu eich data personol
• hawl i gywiro eich data personol os yw鈥檔 anghywir
• hawl i gael eich data wedi鈥檌 ddileu
• hawl i gyfyngu prosesu
• hawl i gludadwyedd data
• hawliau yn ymwneud 芒 gwneud penderfyniadau awtomataidd

Os ydych chi o鈥檙 farn bod yr hawliau hyn yn berthnasol i鈥檙 prosesu a wneir gan y DVLA a鈥檆h bod chi eisiau gwybod mwy, ewch i wefan Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth. Os byddwch yn gwneud cais inni i arfer yr hawliau hyn, byddwn yn ei ystyried yn briodol ac yn ymateb o fewn yr amserlenni sy鈥檔 ofynnol yn 么l cyfraith diogelu data.

Rhyddhau gwybodaeth

惭补别鈥檙 DVLA yn rheoli symiau mawr o ddata er mwyn sicrhau bod modurwyr yn symud yn ddiogel ac yn gyfreithlon. 惭补别鈥檙 DVLA yn rhoi gwybodaeth i鈥檙 heddlu, awdurdodau lleol a thrydydd part茂on lle y mae gennym ganiat芒d i wneud hynny yn 么l y gyfraith. Wrth ryddhau data personol, mae鈥檙 DVLA yn gweithredu鈥檔 gyfrifol ac yn unol 芒 chyfraith diogelu data bob amser.

Mae Rheoliad 27, Rheoliadau Cerbydau Ffyrdd (Cofrestru a Thrwyddedu) 2002 yn cwmpasu rhyddhau gwybodaeth o gofrestr cerbydau鈥檙 DVLA i sefydliadau preifat a chyhoeddus ar yr amod y gallant ddangos achos rhesymol i鈥檞 derbyn. Ni chaiff achos rhesymol ei ddiffinio yn y gyfraith, ond mae polisi鈥檙 llywodraeth yn nodi y dylai ymwneud 芒鈥檙 cerbyd neu ei ddefnydd, yn dilyn digwyddiadau lle y gallai鈥檙 gyrrwr fod yn atebol.

Cael gwybod mwy am bwy y mae鈥檙 DVLA yn datgelu data iddo/iddynt a pham.

Rhagor o wybodaeth

Gallwch ddod o hyd i wybodaeth fanwl am sut a pham ein bod ni鈥檔 prosesu eich gwybodaeth yn ein hysbysiad preifatrwydd.

Os oes gennych unrhyw ymholiadau pellach ynghylch ein mesurau i brosesu eich gwybodaeth bersonol neu os dymunwch gysylltu 芒鈥檔 Rheolwr Diogelu Data, ysgrifennwch at:

Am gyngor annibynnol ar faterion rhannu data, preifatrwydd a diogelu data, cysylltwch 芒鈥檙 at: