Treuliau ymddiriedolwyr: yr hyn y gall elusennau ei dalu
Canllawiau ar dreuliau ymddiriedolwyr, gan gynnwys pa gostau y gellir eu talu fel treuliau a beth ddylai fod mewn polisi treuliau ymddiriedolwyr.
Yn berthnasol i Gymru a Loegr
Gall eich elusen dalu treuliau ymddiriedolwyr: fel arfer y costau y mae ymddiriedolwyr yn eu hysgwyddo鈥檔 rhesymol i gyflawni鈥檙 r么l honno. Er enghraifft, costau teithio i gyfarfodydd ymddiriedolwyr.
Gallant hefyd dalu costau y mae ymddiriedolwr wedi鈥檜 talu ar ran yr elusen, megis unrhyw bryniannau y mae wedi鈥檜 gwneud i鈥檙 elusen neu dalu anfoneb elusen. Ymddiriedolwyr unigol sydd i benderfynu a ydynt am dalu鈥檙 mathau hyn o gostau ar ran yr elusen.
Dylai treuliau fod yn rhesymol; ni ddylent fod yn ormodol a dylent gael eu tynnu鈥檔 briodol.
Nid oes angen cymeradwyaeth y Comisiwn Elusennau arnoch i dalu treuliau ymddiriedolwyr.
Gwiriwch a yw鈥檆h elusen yn talu treuliau a meddyliwch a ddylech annog ymddiriedolwyr yn eich elusen i hawlio鈥檙 treuliau y mae ganddynt hawl iddynt.
Gall talu treuliau helpu鈥檆h elusen i ddenu a chadw ymddiriedolwyr oherwydd mae鈥檔 golygu nad yw unigolion ar eu colled yn ariannol am gymryd y r么l honno. Gall hyn helpu unigolion a allai gael eu hannog i beidio 芒 gweithredu fel ymddiriedolwr oherwydd y costau a allai ddod yn sg卯l gweithredu fel ymddiriedolwr.
Nid yw treuliau yn incwm trethadwy ac ni ddylent effeithio ar unrhyw fudd-daliadau鈥檙 wladwriaeth y mae ymddiriedolwyr yn eu cael.
Nid yw treuliau yn buddiannau ymddiriedolwyr.
Pa dreuliau y gall ac na all elusennau eu talu
Dyma鈥檙 mathau o gostau y gall ymddiriedolwr eu tynnu i gyflawni eu r么l ymddiriedolwr ac y gellir eu hystyried yn draul:
- costau teithio rhesymol, gan gynnwys petrol, costau parcio a thagfeydd, trafnidiaeth gyhoeddus, neu docynnau tacsi
- costau rhesymol llety dros nos
- costau rhesymol bwyd a diod
- tanysgrifiadau ff么n a rhyngrwyd, a chostau cyfathrebu eraill ond dim ond am y gyfran o amser a ddefnyddir ar gyfer busnes ymddiriedolwyr
- cyfieithu dogfennau i Braille neu i ieithoedd gwahanol
- archebu dehonglydd Iaith Arwyddion Prydain
- costau rhesymol sy鈥檔 galluogi person ag anableddau i gyflawni ei r么l ymddiriedolwr
- costau rhesymol i ofalwr neu warchodwr plant
- costau rhesymol deunyddiau hyfforddi
Dyma enghreifftiau o鈥檙 hyn na all elusennau ei dalu:
- costau nad ydynt yn gysylltiedig 芒 busnes elusen, megis y rhai a dynnir ar fusnes personol neu ymrwymiadau personol
- costau teithio neu lety ar gyfer priod, partneriaid neu aelodau o鈥檙 teulu nad ydynt yn teithio ar fusnes elusennol
- costau gormodol, er enghraifft ar deithio neu lety
- costau ff么n neu gostau cyfathrebu eraill ar gyfer busnes nad yw鈥檔 gysylltiedig 芒鈥檙 elusen
- yswiriant meddygol preifat
- ffioedd ysgol a llety ar gyfer dibynyddion
Dylech ofyn am dystiolaeth briodol, megis derbynebau, fel prawf bod yr ymddiriedolwr wedi talu鈥檙 gost y mae鈥檔 ei hawlio, ac eithrio lle mae hyn yn anymarferol. Er enghraifft, lle mae symiau bach iawn yn cael eu hawlio.
Os yw treuliau ymddiriedolwyr yn ormodol, yn afresymol neu鈥檔 ffug, efallai y bydd rhaid i ymddiriedolwr eu talu鈥檔 么l.
Hawlio treuliau
Dylai fod gan eich elusen bolisi sy鈥檔 nodi:
- yr hyn y gall ymddiriedolwyr ei hawlio, a sut
- pa dystiolaeth sydd ei hangen i gefnogi hawliad
- y dylai ymddiriedolwyr ddatgan bod y cais yn gywir a鈥檌 fod wedi鈥檌 dynnu鈥檔 briodol
- pan fydd angen caniat芒d ar ymddiriedolwyr cyn iddynt dynnu cost
- sut mae hawliadau鈥檔 cael eu cymeradwyo
- na all ymddiriedolwr gymeradwyo ei hawliad ei hun
- pa mor gyflym y caiff treuliau eu talu unwaith y gwneir hawliad
Sicrhewch fod hawliadau yn cydymffurfio 芒鈥檆h polisi treuliau ymddiriedolwyr.
Darllenwch canllawiau ar gael rheolaethau priodol yn eich elusen i ddiogelu ei harian.
Talu treuliau yn uniongyrchol
Gall eich elusen dalu鈥檔 uniongyrchol am gost, er enghraifft, teithio ymddiriedolwyr. Mae hyn yn golygu nad yw ymddiriedolwyr yn mynd ar eu colled ac mae鈥檔 osgoi鈥檙 angen i brosesu hawliadau.
Gallwch hefyd dalu ymddiriedolwyr ymlaen llaw i dalu eu treuliau. Fodd bynnag, mae risgiau i hyn. Er enghraifft, y risg bod y taliad yn fwy nag sydd ei angen ar ymddiriedolwr i dalu ei dreuliau. Yn y sefyllfa hon, rhaid i ymddiriedolwyr ad-dalu鈥檙 swm sydd heb ei wario oni bai eich bod yn cytuno y gallant ei gadw ar gyfer eu traul ymddiriedolwr nesaf.
Os ydych yn talu ymddiriedolwyr ymlaen llaw, adolygwch lefel y taliadau i sicrhau eu bod yn adlewyrchu costau disgwyliedig mor agos 芒 phosibl.
Datgelu treuliau yng nghyfrifon eich elusen
Yn yr adran hon, ystyr 鈥榯reuliau ymddiriedolwyr鈥� yw鈥檙 costau y mae ymddiriedolwyr yn eu tynnu i gyflawni eu r么l ymddiriedolwr. Er enghraifft, i deithio i gyfarfodydd ymddiriedolwyr. Rhestrir enghreifftiau eraill yn y canllaw uchod.
Rhaid i elusennau sy鈥檔 paratoi cyfrifon croniadau:
- rhoi manylion treuliau ymddiriedolwyr yr ydych wedi鈥檜 talu, neu
- cadarnhau nad ydych wedi talu unrhyw dreuliau ymddiriedolwyr
Dysgwch ragor yn y SORP Elusennau neu gofynnwch am gyngor proffesiynol.
Os yw鈥檆h elusen yn paratoi cyfrifon derbyniadau a thaliadau, dylech ddarparu鈥檙 un wybodaeth.
Gwiriwch pa math o gyfrifon y mae鈥檔 rhaid i鈥檆h elusen ei baratoi.