188体育

Amdanom ni

1.1 Mae鈥檙 Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd (DBS) yn helpu cyflogwyr i wneud penderfyniadau recriwtio diogelach ac atal pobl anaddas rhag gweithio 芒 grwpiau bregus, gan gynnwys plant.

2. Am y polisi hwn

2.1 Mae鈥檙 Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) yn caniat谩u ichi wneud cais i鈥檙 DBS am gop茂au o鈥檙 holl wybodaeth bersonol rydym yn ei dal amdanoch chi. Adnabyddir hyn fel Cais Testun i Weld Gwybodaeth.

2.2 Mae鈥檙 Polisi Preifatrwydd hwn yn berthnasol i bob unigolyn sy鈥檔 gwneud Cais Testun i Weld Gwybodaeth i鈥檙 DBS, oni nodir yn wahanol.

2.3 Mae鈥檙 polisi yn dweud wrthych beth yw鈥檆h hawliau fel unigolyn pa fyddwch yn gofyn am gopi o鈥檙 holl wybodaeth mae鈥檙 DBS yn ei ddal o dan Erthygl 15 GDPR, pam mae angen inni wirio鈥檆h hunaniaeth, beth fyddwn ni鈥檔 ei wneud 芒 hi a beth allwch chi ei ddisgwyl gennym. Mae hefyd yn dweud wrthych sut gallwch gael copi o unrhyw wybodaeth bersonol gallwn ddal amdanoch chi. Gelwir hyn, fel y crybwyllwyd uchod, yn Cais Testun i Weld Gwybodaeth. Mae gennym Bolis茂au Preifatrwydd eraill sy鈥檔 cynnwys ein swyddogaethau statudol eraill. Gellid cael mynediad atynt yma.

3. Sut byddwn ni鈥檔 defnyddio鈥檙 wybodaeth rydych chi鈥檔 ei darparu inni?

3.1 Byddwn yn gwirio鈥檆h hunaniaeth i brosesu er mwyn:

• chwilio ein systemau a chofnodion clerigol i ganfod unrhyw wybodaeth gallem ei dal amdanoch chi
• paratoi鈥檙 wybodaeth i鈥檞 hanfon atoch chi. Bydd yr wybodaeth hon eisoes wedi ei dal. Ni fyddwn yn ail-brosesu鈥檆h gwybodaeth i greu unrhyw gofnodion neu gynhyrchion newydd

4. Pam fyddai鈥檙 DBS yn dal fy ngwybodaeth bersonol?

4.1 Y rhesymau mwyaf cyffredin y byddwn yn dal eich gwybodaeth yw os ydych:

• wedi defnyddio o鈥檙 blaen neu鈥檔 defnyddio gwasanaeth Datgelu i gael tystysgrif DBS
• wedi鈥檆h atgyfeirio at y DBS gan gyflogwr neu gorff rheoleiddio, sy鈥檔 golygu y bydd y DBS yn ystyried eich ychwanegu at restr waharddedig ar gyfer plant ac/neu oedolion
• wedi鈥檆h cynnwys fel dioddefwr neu dyst a enwir mewn atgyfeiriad gwahardd (bydd angen ichi ddweud wrthym enw鈥檙 person a atgyfeirir)
• wedi鈥檆h rhybuddio neu鈥檆h collfarnu o drosedd berthnasol gwaharddiad awtomatig sy鈥檔 arwain y DBS i鈥檆h ystyried am gynhwysiad ar un rhestr neu鈥檙 ddwy restr wahardd isi Preifatrwydd Cais Testun i Weld Gwybodaeth F3.0
• wedi ceisio o鈥檙 blaen neu rydych yn y broses o geisio i fod yn gyd-lofnodwr arweiniol neu gyd-lofnodwr sefydliad a gofrestrir 芒鈥檙 DBS i brosesu ceisiadau safonol ac uwch
• wedi ceisio o鈥檙 blaen neu rydych yn y broses o geisio i fod yn swyddog atebol gyda sefydliad cyfrifol a sefydlwyd i gyflwyno ceisiadau sylfaenol
• rydych yn neu wedi bod yn gyflogai鈥檙 DBS, Biwro Cofnodion Troseddol neu Awdurdod Diogelu Annibynnol
• wedi鈥檆h cynnwys mewn cynnal swyddogaethau yn gysylltiedig ag arian i sefydliadau sy鈥檔 defnyddio鈥檔 gwasanaeth ni
• wedi鈥檆h cynnwys mewn cyflenwi gwasanaethau dan gontract

Nid yw hyn yn set gyfyngedig o amgylchiadau a byddwn yn chwilio drwy ein holl systemau a chofnodion i wirio am wybodaeth ar gyfer pob cais testun i weld gwybodaeth.

5. Pwy yw鈥檙 rheolwr data?

5.1 Y DBS yw鈥檙 rheolwr data o wybodaeth a ddelir gan y DBS at ddibenion GDPR. Mae rheolwr data鈥檔 pennu鈥檙 pwrpasau am, a sut mae unrhyw ddata personol i鈥檞 brosesu (un ai yn unigol neu ar y cyd neu鈥檔 gyffredin ag eraill).

5.2 Rydym 芒鈥檙 cyfrifoldeb am ddiogelwch a sicrwydd yr holl ddata rydym yn ei ddal.

6. Pwy yw鈥檙 proseswyr data?

6.1 Unrhyw ddarparwr sy鈥檔 gweithio ar ran y DBS yw un o鈥檔 proseswyr data. Mae prosesydd data鈥檔 unrhyw sefydliad sy鈥檔 prosesu data ar ran y DBS. Rydym yn gwneud yn si诺r bod ein proseswyr data鈥檔 cydymffurfio 芒 phob gofyniad perthnasol o dan y gyfraith diogelu data. Diffinnir hyn yn y trefniadau cytundebol.

7. Cysylltu 芒鈥檙 Swyddog Diogelu Data

7.1 Gellir cysylltu 芒 Swyddog Diogelu Data y DBS, Elaine Carlyle dros y ff么n ar 0151 676 1154, drwy e-bost yn [email protected] neu drwy ysgrifennu at:

8. Beth allwch ei ddisgwyl gennym ni?

8.1 Rydym yn anelu at ddarparu chi 芒 chopi o鈥檙 wybodaeth rydym yn ei dal amdanoch chi oddi mewn i un mis calendr o dderbyn cais dilys.

8.2 Mewn amgylchiadau prin ble na allwn gwrdd 芒鈥檙 llinell derfyn honno, byddwn yn cysylltu 芒 chi oddi fewn i鈥檙 mis calendr hwnnw i ddweud wrthych y rhesymau pam a rhoi dyddiad realistig o ba bryd byddwn yn darparu鈥檙 wybodaeth. Dylai hyn fod dim hwy na 3 mis o ddyddiad gwreiddiol cais dilys.

8.3 Byddwn yn anfon copi o鈥檙 holl wybodaeth rydym yn ei dal arnoch chi. Bydd unrhyw wybodaeth trydydd parti yn cael ei olygu oni bai bod gennym gydsyniad gan y trydydd parti i鈥檞 darparu.

8.4 Rydym yn cadw鈥檙 hawl i godi ffi weinyddol a byddwn yn eich hysbysu o hyn.

8.5 Lle bo鈥檔 bosibl, byddwn yn darparu鈥檆h gwybodaeth yn electronig, pe baech yn dymuno. Dywedwch wrthym ni a ydych eisiau鈥檙 wybodaeth yn electronig.

9. Beth allwch chi ei wneud os ydych yn credu bod yr wybodaeth mae鈥檙 DBS yn ei dal yn anghywir?

9.1 Os ydych yn anfodlon 芒鈥檙 ffordd mae鈥檆h cais testun i weld gwybodaeth wedi ei brosesu codwch pryder gyda Swyddog Diogelu Data y DBS gan ddefnyddio鈥檙 manylion cyswllt yn 7.1.

9.2 Os ydych yn credu bod y data a gynhwysir yn eich gwybodaeth cais testun yn anghywir, yna cwblhewch y ffurflen a oedd yn eich pecyn cais testun a鈥檌 dychwelyd at y DBS.

9.3 Os ydych yn credu bod y data a gynhwysir yn y ffurf brintiedig o鈥檆h gwybodaeth gysylltiedig 芒鈥檆h datgeliad yn anghywir, dylech godi cwyn yn hytrach na phryder. Gweler canllaw yma ar sut i godi cwyn.

9.4 Os dymunech herio gwybodaeth a ddelir ar yr atgyfeiriad gwahardd, cysylltwch 芒 ni ar 03000 200 190.

9.5 Lle darparwyd yr wybodaeth atgyfeirio gwahardd i鈥檙 DBS gan barti arall anfonir y cais hwn ymlaen at y parti gwreiddiol perthnasol a dylech gysylltu 芒 nhw鈥檔 uniongyrchol. Byddant yn cael eu gofyn i ystyried y cais i gywiro鈥檙 wybodaeth e.e. os yw鈥檆h cais yn berthnasol i ddatganiad gan gyflogwr, cofnodion strategaeth neu Gyfrifiadur Cenedlaethol yr Heddlu (PNC).

10. Gyda phwy fyddwn ni鈥檔 rhannu鈥檆h cais testun i weld gwybodaeth?

10.1 Byddwn ond yn rhannu鈥檆h gwybodaeth 芒 thrydydd parti os ydych yn ysgrifennu atom ac yn rhoi鈥檆h cydsyniad inni ei ddarparu i rywun arall.

11. Lle storir fy nghais testun i weld gwybodaeth?

11.1 Delir eich gwybodaeth ar ffeiliau papur a chyfrifiadurol diogel, sydd 芒 mynediad cyfyngedig. Lle delir eich gwybodaeth ar ffurf bapur mae gennym storfa ddiogel ar y safle a phrosesau ar gyfer hyn. Mae pob un o鈥檔 systemau TG yn ddarostyngedig i achrediad ffurfiol yn unol 芒 pholisi Llywodraeth ei Mawrhydi (HMG). Maent hefyd yn alinio 芒鈥檙 diogelwch sydd ei angen oddi mewn i GDPR i ddiogelu rhag prosesu anawdurdodedig neu anghyfreithlon.

12. Pa mor hir fydd y DBS yn cadw fy nghais testun i weld gwybodaeth?

12.1 Rydym yn gweithredu Polisi Cadw Data i sicrhau na chedwir data鈥檔 hwy nac sydd angen. Bydd eich cais testun i weld gwybodaeth a gwaith papur yn cael ei ddinistrio ar 么l chwe mis. Fodd bynnag, bydd gwybodaeth a oedd yn poblogi gwaith papur y cais testun yn cael ei ddal ar y system wreiddiol neu ffeiliau clerigol am gyfnod a bennir gan ein Polisi Cadw Data.

12.2 Mae鈥檙 Swyddfa Gartref wedi gosod cyfyngiad ar ddinistrio gwybodaeth oherwydd yr Ymchwiliad Annibynnol i Gam-drin Plant yn Rhywiol (IICSA) sy鈥檔 mynd rhagddo. I gydymffurfio 芒 Pholisi Cadw Data鈥檙 DBS a鈥檙 cyfyngiad, mae鈥檙 DBS wedi cytuno 芒 Swyddfa鈥檙 Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) i farcio gwybodaeth berthnasol ar gyfer ei dinistrio鈥檔 ddiogel a gosod yr wybodaeth hon tu allan i reolaeth weithredol. Bydd ond yn cael ei darparu i IICSA yn dilyn cais cyfreithiol.

13. Ein staff a鈥檔 systemau

13.1 Mae ein holl staff, darparwyr a chontractwyr wedi eu fetio鈥檔 gan Uned Ddiogelwch y Swyddfa Gartref cyn dechrau gweithio. Mae pob aelod o鈥檙 staff wedi eu hyfforddi mewn diogelwch data ac yn ymwybodol o鈥檜 cyfrifoldebau mewn perthynas 芒 diogelwch data. Adnewyddir hyn yn flynyddol. Rydym yn cynnal gwiriadau cydymffurfio ar bob adran a system o鈥檙 DBS ac ymgymrir 芒 gwiriadau diogelwch parhaus ar ein systemau TG.

14. Mae gennych yr hawl i wneud cwyn i鈥檙 DBS a鈥檙 ICO

14.1 Os dymunwch wneud cwyn at y DBS mewn perthynas 芒鈥檙 ffordd yr ydym wedi prosesu鈥檆h gwybodaeth bersonol gallwch gwyno wrth y Swyddog Diogelu Data trwy鈥檙 manylion cyswllt yn Adran 7. Os ydych yn parhau i fod yn anfodlon gyda鈥檙 ymateb a dderbyniwyd, mae gennych yr hawl i gyflwyno cwyn gyda鈥檙 ICO yn y cyfeiriad canlynol:

15. Hysbysiad o newidiadau

15.1 Os ydym yn penderfynu newid ein polisi preifatrwydd, byddwn yn ychwanegu fersiwn newydd i鈥檔 safle gwe.