Nodyn ymarfer y Gwarcheidwad Cyhoeddus (PN11): gofyn am chwiliad o gofrestrau'r Gwarcheidwad Cyhoeddus (fersiwn y we)
Diweddarwyd 1 Medi 2021
Yn berthnasol i Gymru a Loegr
漏 Hawlfraint y Goron 2021
Mae'r cyhoeddiad hwn wedi'i drwyddedu o dan delerau Trwydded Agored y Llywodraeth v3.0 ac eithrio ble nodir yn wahanol. I weld y drwydded hon, ewch i neu ysgrifennwch at y T卯m Polisi Gwybodaeth, Yr Archifau Gwladol, Kew, Llundain TW9 4DU, neu anfonwch e-bost at: [email protected].
Lle byddwn wedi nodi unrhyw wybodaeth am hawlfraint trydydd parti, bydd angen i chi gael caniat芒d gan ddeiliaid yr hawlfraint dan sylw.
Mae'r cyhoeddiad hwn ar gael yn /government/publications/requesting-a-search-of-the-public-guardian-registers-public-guardian-practice-note/3df652e8-7414-4153-a882-cf355418ff82
Mae鈥檙 Gwarcheidwad Cyhoeddus yn gyfrifol am benderfynu a chynnal cofrestrau:
- atwrniaethau arhosol (LPAs)
- atwrniaethau barhaus (EPAs)
- goruchwylio dirprwyon a benodwyd gan y llys (gorchmynion dirprwyaeth)
Mae awdurdod y Gwarcheidwad Cyhoeddus yn dod o 补鈥檙 .
Mae鈥檙 nodyn ymarfer yn esbonio polisi鈥檙 Gwarcheidwad Cyhoeddus am y canlynol:
- pa wybodaeth sydd ar y cofrestrau
- sut yr ydym yn trin 芒 cheisiadau am wybodaeth a ddelir ar gofrestrau
- sut yr ydym yn trin 芒 cheisiadau am wybodaeth nad yw ar y cofrestrau
Beth sy鈥檔 cael ei gadw ar y cofrestrau
Mae polisi gan y Gwarcheidwad Cyhoeddus i gadw鈥檙 wybodaeth ganlynol ar y cofrestrau:
- enw鈥檙 person yn gysylltiedig 芒鈥檙 atwrniaeth neu鈥檙 gorchymyn dirprwyaeth
- dyddiad geni鈥檙 person yn gysylltiedig 芒鈥檙 atwrniaeth neu鈥檙 gorchymyn dirprwyaeth
- a yw鈥檙 cofnod ar y gofrestr yn gysylltiedig 芒 LPA, EPA neu orchymyn dirprwyaeth
- a yw鈥檙 LPA, EPA neu orchymyn dirprwyaeth yn gysylltiedig ag eiddo a materion ariannol neu iechyd a lles
- dyddiad a gofrestrwyd y LPA, EPA neu orchymyn dirprwyaeth
- a yw LPA, EPA neu orchymyn dirprwyaeth wedi cael ei gofrestru, dileu, diddymu neu derfynu
- enwau鈥檙 atwrneiod (y bobl a benodwyd o dan LPA neu EPA) neu enwau鈥檙 dirprwyon (y bobl a benodwyd gan y llys)
- a oes amodau neu gyfyngiadau yn y LPA, EPA neu orchymyn
- dirprwyaeth - ni fydd rhain yn cael eu datgelu ond byddwn ni yn rhoi gwybod i ymgeisydd os oes rhai yn bodoli
- sut mae atwrneiod neu dirprwyon yn cael eu penodi i weithredu
- pan fydd gorchmynion dirprwyaeth yn dod i ben, a yw hyn wedi cael eu cadarnhau gan farnwr
Nid yw鈥檙 cofrestrau yn cadw gwybodaeth am LPAs neu EPAs sy鈥檔 aros i鈥檞 cofrestru, neu geisiadau dirprwyaeth sy鈥檔 aros i gael penderfyniad y Llys Gwarchod.
Rhannu gwybodaeth
O dan , gall unrhyw un ofyn am chwiliad o gofrestrau鈥檙 Gwarcheidwad Cyhoeddus. Mae鈥檔 rhaid i ni rannu鈥檙 holl wybodaeth a ganfyddwn.
Gofyn am chwiliad o鈥檙 cofrestrau
Gallwch ofyn am chwiliad o鈥檙 cofrestrau am ddim.
I ofyn am chwiliad, bydd rhaid i鈥檙 ymgeisydd gwblhau ffurflen OPG100
Bydd rhaid i鈥檙 ymgeisydd ein hysbysu o鈥檙 canlynol:
- pa gofrestrau y maen nhw eisiau inni chwilio amdanynt
- eu henw a manylion cyswllt
- enw, dyddiad geni a chyfeiriad y person y maen nhw eisiau inni chwilio amdano
Byddwn ni鈥檔 ond yn chwilio鈥檙 cofrestrau wedi鈥檜 dewis yn adran 3 o鈥檙 ffurflen. Os na fydd yr ymgeisydd yn dewis cofrestr wedi鈥檌 dewis yn adran 3, ni fyddwn yn chwilio unrhyw gofrestr a bydd rhaid i鈥檙 ymgeisydd gyflwyno cais eto wedi cwblhau adran 3 o鈥檙 ffurflen.
Os nad yw鈥檙 ymgeisydd yn sicr am ba gofrestr y maen nhw eisiau inni chwilio amdani, dylai鈥檙 ymgeisydd ofyn inni chwilio鈥檙 cofrestrau i gyd.
Bydd rhaid i enw a dyddiad geni鈥檙 person gyd-fynd 芒鈥檙 wybodaeth sydd gennym ar y cofrestrau er mwyn inni allu ddatgelu鈥檙 wybodaeth i鈥檙 ymgeisydd. Rydym hefyd yn gofyn am gyfeiriad y person yr ydych yn gofyn inni chwilio amdano.
Byddwn ni鈥檔 hysbysu鈥檙 ymgeisydd o fewn 5 diwrnod gwaith os bydd yr wybodaeth yn cyd-fynd 芒鈥檙 wybodaeth sydd ar y cofrestrau a byddwn yn datgelu鈥檙 wybodaeth honno.
Gofyn am wybodaeth ychwanegol nad yw鈥檔 cael ei chadw ar gofrestrau
Gall ymgeiswyr ofyn am wybodaeth ychwanegol am atwrniaeth arhosol neu orchymyn llys pan fyddant yn gwneud cais i wneud chwiliad o鈥檙 cofrestrau. Mae rhaid defnyddio ffurflen OPG100 i wneud y cais hwn.
Rydym yn ystyried gwybodaeth ychwanegol i fod yn unrhyw wybodaeth sy鈥檔 gysylltiedig 芒 pherson sy鈥檔 dod o dan berchnogaeth y Gwarcheidwad Cyhoeddus yn ei swyddogaethau, ond nad yw鈥檔 cael ei chadw ar y cofrestrau.
Os bydd cais am wybodaeth ychwanegol o fewn cais, bydddwn yn ymateb i鈥檙 cais am chwiliad o鈥檙 gofrestr yn gyntaf, cyn penderfynu a ydym am ddarparu gwybodaeth ychwanegol neu beidio.
Pethau sy鈥檔 cael eu hystyried gennym cyn inni benderfynu am ddatgelu gwybodaeth ychwanegol
Rydym ond yn datgelu gwybodaeth ychwanegol os caiff y cais ei gyfiawnhau, a bod ganddo sail gyfreithiol i鈥檞 datgelu.
Rydym yn ystyried pob cais am wybodaeth ychwanegol ar sail achos unigol ond byddwn yn rhannu gwybodaeth ychwanegol gyd补鈥檙 canlynol:
- awdurdodau cyhoeddus 芒 phryderon diogelu
- yr heddlu os bydd angen cael yr wybodaeth i gynorthwyo 芒 dal ac atal troseddau
- ysbytai, meddygon teulu (GPs) neu weithwyr gofal iechyd proffesiynol os nad ydynt yn medru dod o hyd i berthnasau neu鈥檙 perthynas agosaf
- Adran Gwaith a Phensiynau am bensiynau a budd-daliadau
- Cyllid a Thollau EM am faterion trethu
- Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
Diogelu
Rydym yn blaenoriaethu ceisiadau am wybodaeth ychwanegol gan awdurdodau cyhoeddus. Rydym yn gwneud hyn i sicrhau ein bod yn rhannu gwybodaeth yn gyflym mewn achosion lle gallai fod pryder diogelu.
Os na allwn ni rannu gwybodaeth ychwanegol, ond bod rhywun wedi codi pryder diogelu, yna fyddwn ni鈥檔 anfon y manylion ymlaen at ein t卯m asesu risg. Mae鈥檔 bosib y byddan nhw鈥檔 ymchwilio鈥檙 pryder neu gyfeirio鈥檙 pryder at asiantaeth briodol.
Os na allwn ni ddod o hyd i atwrniaeth neu gorchymyn dirprwyaeth cofrestredig, ond bod rhywun wedi codi pryder diogelu, mae鈥檔 bosib y byddwn ni鈥檔 gofyn i鈥檙 gwasanaethau cymdeithasol neu鈥檙 heddlu drin 芒鈥檙 mater.
Mae eich adborth yn bwysig iawn inni
Rydym yn ymroddedig i ddarparu gwasanaeth o鈥檙 radd flaenaf i bob un o鈥檔 cwsmeriaid.
Rydym yn croesawu unrhyw sylwadau sydd gennych am ein gwasanaeth.
Helpwch ni i wella ein gwasanaethau drwy roi adborth.