Apeliadau codi arian i elusennau: geiriad yr ap锚l a chadw cofnodion
Cyhoeddwyd 31 Hydref 2022
Yn berthnasol i Gymru a Loegr
漏 Hawlfraint y Goron 2022
Mae'r cyhoeddiad hwn wedi'i drwyddedu o dan delerau Trwydded Agored y Llywodraeth v3.0 ac eithrio ble nodir yn wahanol. I weld y drwydded hon, ewch i neu ysgrifennwch at y T卯m Polisi Gwybodaeth, Yr Archifau Gwladol, Kew, Llundain TW9 4DU, neu anfonwch e-bost at: [email protected].
Lle byddwn wedi nodi unrhyw wybodaeth am hawlfraint trydydd parti, bydd angen i chi gael caniat芒d gan ddeiliaid yr hawlfraint dan sylw.
Mae'r cyhoeddiad hwn ar gael yn /government/publications/charity-fundraising-appeals-for-specific-purposes/b0461eba-5e57-4504-8828-165fab2bbf4d
Cael geiriad eich ap锚l yn gywir
Mae elusennau yn aml yn rhedeg apeliadau at ddibenion neu brosiectau penodol. Os ydych chi鈥檔 bwriadu gwneud hynny, meddyliwch yn ofalus sut rydych chi鈥檔 geirio鈥檙 ap锚l honno.
Mae鈥檔 rhaid defnyddio rhoddion i ap锚l at ddiben (neu ddibenion) penodol yn unig at y diben hwnnw (neu鈥檙 dibenion hynny).
Er enghraifft, dim ond at y diben hwnnw y gellir defnyddio rhoddion i ap锚l i adnewyddu eiddo鈥檙 elusen (fel neuadd bentref neu ysgol).
Os na allwch ddefnyddio鈥檙 rhoddion a dderbyniwyd at y diben hwnnw, neu os byddwch yn codi mwy nac sydd ei angen arnoch, ni allwch ddefnyddio鈥檙 arian ar unwaith ar gyfer rhywbeth arall. Mae鈥檔 rhaid i chi ddilyn proses gyfreithiol yn gyntaf.
Arian yw rhoddion i ap锚l fel arfer, ond gallant fod yn eiddo o unrhyw fath. Er enghraifft, nwyddau.
Cynhwyswch 鈥榖wrpas eilradd鈥�
Os ydych yn codi arian at ddiben penodol, meddyliwch am gynnwys diben neu ddibenion eilaidd yng ngeiriad eich ap锚l. Mae hyn yn dweud sut y byddwch yn defnyddio rhoddion os byddwch yn codi gormod neu rhy ychydig, neu ni all yr elusen ddefnyddio鈥檙 rhoddion fel y bwriadwyd.
Er enghraifft:
鈥淩ydym yn codi arian i brynu sganiwr modern ar gyfer ein canolfan achub anifeiliaid. Os oes gennym roddion yn weddill, neu os na allwn brynu鈥檙 sganiwr, byddwn yn gwario eich rhoddion ar offer arall ar gyfer y ganolfan.鈥�
Dylai eich pwrpas eilaidd fod yn ymarferol, fel y gallwch ei gyflawni os na ellir cyflawni鈥檙 prif ddiben neu os oes gennych arian ar 么l.
Bydd cynnwys pwrpas eilaidd a ystyriwyd yn ofalus yn eich helpu i:
- osgoi gweithdrefnau hir a drud ar gyfer cysylltu 芒 rhoddwyr os na fyddwch yn codi digon o arian neu, am resymau eraill, na allwch gyflawni diben eich ap锚l
- defnyddio unrhyw roddion dros ben yn gyflymach ac yn haws
- cydymffurfio 芒鈥檙
Ystyriwch ehangu eich ap锚l
Gallwch hefyd wneud ap锚l ehangach am roddion.
Er enghraifft:
鈥淒yma enghraifft o un o鈥檔 prosiectau. Er mwyn cefnogi hyn a phrosiectau eraill yr ydym yn eu rhedeg, rhowch gyfraniad i鈥檔 helusen.鈥�
Cadw gwybodaeth am roddwyr ac apeliadau
Cynlluniwch sut y byddwch yn cadw gwybodaeth am roddwyr ac apeliadau cyn i chi ddechrau eich ap锚l.
Gwybodaeth y dylech ei chadw:
- enw鈥檙 rhoddwr, manylion cyswllt, swm a dyddiad derbyn
- sut y gwnaed y taliad, er enghraifft, trwy neges destun neu ar-lein (os ydych yn defnyddio platfform ar-lein gwnewch yn si诺r eich bod yn gallu cysylltu 芒鈥檙 rhoddwyr hynny os oes angen)
- llythyrau, e-byst neu wybodaeth arall a gasglwyd gennych gyda鈥檙 rhodd
- eich llenyddiaeth ap锚l gan gynnwys unrhyw newidiadau a wnaed
- unrhyw Gymorth Rhodd yr ydych yn ei hawlio ar roddion, oherwydd efallai y bydd angen i chi cysylltu 芒 Chyllid a Thollau EM os byddwch yn dychwelyd rhoddion
- unrhyw amodau sydd ynghlwm 芒 rhodd (os na roddwyd y rhodd fel rhodd lwyr)
Deall o dan GDPR.
Bydd angen yr wybodaeth hon arnoch hefyd i ddilyn y broses ofynnol, y manylir arni yn y canllawiau isod, os na allwch ddefnyddio鈥檆h rhoddion ap锚l fel y bwriadwyd.
Beth i鈥檞 wneud os na allwch ddefnyddio rhoddion fel y bwriadwyd
Os na wnaethoch gynnwys pwrpas eilaidd, mae鈥檔 rhaid i chi gymryd camau penodol cyn y gallwch ddefnyddio rhoddion at ddibenion newydd. Mae鈥檙 camau gofynnol wedi鈥檜 nodi yn ein canllaw: